Обойдемся без ошибок в бухучете

Главбух тоже человек, ему свойственно ошибаться. Но делать это надо по-хитрому. Исправить недочет до того, как его кто-то заметит, - великое дело! Поможет в этом система внутреннего контроля, преимущества которой обсуждали на недавнем семинаре в Москве.

Предупрежден - значит вооружен

Любой главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы во вверенных ему владениях был идеальный порядок. По мнению начальника отдела аудита компании  Елены Дороховой, его может обеспечить только грамотно построенная система внутреннего контроля. Она в свою очередь исключит преднамеренные искажения в учете и сократит случайные ошибки в бухучете.

Лектор выделила целый ряд типовых недочетов, которые ведут к серьезным последствиям. Остановимся на них подробнее. Прежде всего Елена Дорохова отметила, что сотрудники и администрация многих компаний не знают основных положений учредительных документов (устава, решений учредителей и т. д.). А ведь в них прописана компетенция руководящего состава (генерального директора, общего собрания учредителей, совета директоров и т. п.). Но так как на практике эти положения никто не соблюдает, результат порой может быть плачевным: не исключены заведомо незаконные решения и действия фирмы.

К примеру, в соответствии с уставом на договорах, сумма которых более 100 тысяч рублей, кроме подписи генерального директора должны стоять и подписи всех учредителей общества с ограниченной ответственностью. 

Также бывают случаи, когда главные бухгалтеры формально относятся к разработке учетной политики. А ведь это одна из их основных обязанностей! Учетную политику утверждают приказом руководителя (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету № 1 «Учетная политика организации»). К документу желательно приложить положение о бухгалтерской службе предприятия, должностные инструкции специалистов бухучета. На многих предприятиях неэффективно организована договорная работа. Сюда Елена Дорохова отнесла несколько наиболее часто повторяющихся нарушений.

Во-первых, в компании имеются договоры, подписанные гендиректором, и в то же время другие документы показывают, что в данный момент тот находился в командировке или отпуске.

Во-вторых, договоры заключают сотрудники, у которых нет на это полномочий. Например, у работника, который имеет определенные права по доверенности, она просрочена. 

В-третьих, договор не завизировали, хотя такое правило предусмотрено внутренними инструкциями компании. В-четвертых, бухгалтер не отслеживает исполнение договора. В ситуации, когда контрагент не соблюдает сроков выплаты долга, а фирма не начисляет штрафные санкции.

Первичка: по правилам и без

Некоторые бухгалтеры принимают к учету неоформленную первичку. Скажем, на ней отсутствуют подписи или дата составления. Лектор уточнила, что документы нужно создавать своевременно: как правило, в момент совершения операции. К тому же они должны содержать достоверные данные.Чтобы у налоговых инспекторов не возникало вопросов по поводу ваших первичных документов, надо указывать в них обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. - Прим. ред.).

Кроме полного содержания хозяйственной операции главбуху следует написать его измерители в натуральном и денежном выражении.

В первичке, напомнила лектор, обязательно должны быть наименование документа, дата его составления, название фирмы, а также фамилии и подписи сотрудников, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления. Нередкая ситуация, когда в бухгалтерских бумагах присутствуют «чужие» документы либо несколько вариантов первички.

К сожалению, довольно часто фирма организует инвентаризацию формально. Бухгалтеры, составляющие акты, не проводят сверки расчетов с контрагентами, ревизии кассы при смене кассира. «Инвентаризация, ревизия, аудит, анализ эффективности и отчетности - вот те немногие мероприятия, которые необходимо проводить в любой компании регулярно», — акцентировала внимание аудитории Елена Дорохова.

Каких документов не хватает

В ряде компаний отсутствует часть бумаг, необходимых для нормального документо-оброта. В частности:

• договоры о материальной ответственности с кассирами, кладовщиками;
• товарные, материальные, производственные отчеты, которые должны составлять материально ответственные сотрудники;
• график документооборота на предприятии (кто какие первичные документы создает, в какие сроки представляет в бухгалтерию);
• штатное расписание (либо его нет совсем, либо оно не соответствует трудовым договорам);
• неправильно оформлены кадровые документы, в приказах отсутствуют подписи сотрудников рядом с надписью «ознакомлен»;
• должностные инструкции, внутренние распоряжения, регламенты и стандарты по распределению обязанностей, полномочий и ответственности среди работников;
• регламенты по систематизации и хранению отработанных первичных документов (номенклатура дел, положение об архиве).

После составления графика документооброта Елена Дорохова советует главбуху ознакомить всех работников с тем, как правильно оформлять первичные бумаги и в какие сроки представлять их в бухгалтерию.

Причем в этом вопросе требования должны быть обязательны для всех сотрудников организации. Лектор отметила, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными. Правда, на практике случается, что между руководителем и главбухом по поводу отдельных хозяйственных операций возникают разногласия.

В такой ситуации, предупредила Елена Дорохова, документ принимают к исполнению по письменному распоряжению гендиректора, который и несет ответственность за последствия.

Светлана Ларина
Московский бухгалтер