Предупрежден - значит вооружен
Любой главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы во вверенных ему владениях был идеальный порядок. По мнению начальника отдела аудита компании «ПРАДО Аудит» Елены Дороховой, его может обеспечить только грамотно построенная система внутреннего контроля. Она в свою очередь исключит преднамеренные искажения в учете и сократит случайные ошибки в бухучете. Лектор выделила целый ряд типовых недочетов, которые ведут к серьезным последствиям. Остановимся на них подробнее. Прежде всего Елена Дорохова отметила, что сотрудники и администрация многих компаний не знают основных положений учредительных документов (устава, решений учредителей и т. д.). А ведь в них прописана компетенция руководящего состава (генерального директора, общего собрания учредителей, совета директоров и т. п.). Но так как на практике эти положения никто не соблюдает, результат порой может быть плачевным: не исключены заведомо незаконные решения и действия фирмы. К примеру, в соответствии с уставом на договорах, сумма которых более 100 тысяч рублей, кроме подписи генерального директора должны стоять и подписи всех учредителей общества с ограниченной ответственностью. Также бывают случаи, когда главные бухгалтеры формально относятся к разработке учетной политики. А ведь это одна из их основных обязанностей! Учетную политику утверждают приказом руководителя (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету № 1 «Учетная политика организации»). К документу желательно приложить положение о бухгалтерской службе предприятия, должностные инструкции специалистов бухучета. На многих предприятиях неэффективно организована договорная работа. Сюда Елена Дорохова отнесла несколько наиболее часто повторяющихся нарушений. Во-первых, в компании имеются договоры, подписанные гендиректором, и в то же время другие документы показывают, что в данный момент тот находился в командировке или отпуске. Во-вторых, договоры заключают сотрудники, у которых нет на это полномочий. Например, у работника, который имеет определенные права по доверенности, она просрочена. В-третьих, договор не завизировали, хотя такое правило предусмотрено внутренними инструкциями компании. В-четвертых, бухгалтер не отслеживает исполнение договора. В ситуации, когда контрагент не соблюдает сроков выплаты долга, а фирма не начисляет штрафные санкции.
Первичка: по правилам и без
Некоторые бухгалтеры принимают к учету неоформленную первичку. Скажем, на ней отсутствуют подписи или дата составления. Лектор уточнила, что документы нужно создавать своевременно: как правило, в момент совершения операции. К тому же они должны содержать достоверные данные. Чтобы у налоговых инспекторов не возникало вопросов по поводу ваших первичных документов, надо указывать в них обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. - Прим. ред.). Кроме полного содержания хозяйственной операции главбуху следует написать его измерители в натуральном и денежном выражении.В первичке, напомнила лектор, обязательно должны быть наименование документа, дата его составления, название фирмы, а также фамилии и подписи сотрудников, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления. Нередкая ситуация, когда в бухгалтерских бумагах присутствуют «чужие» документы либо несколько вариантов первички.
К сожалению, довольно часто фирма организует инвентаризацию формально. Бухгалтеры, составляющие акты, не проводят сверки расчетов с контрагентами, ревизии кассы при смене кассира. «Инвентаризация, ревизия, аудит, анализ эффективности и отчетности - вот те немногие мероприятия, которые необходимо проводить в любой компании регулярно», — акцентировала внимание аудитории Елена Дорохова.
Каких документов не хватает
В ряде компаний отсутствует часть бумаг, необходимых для нормального документо-оброта. В частности:
- договоры о материальной ответственности с кассирами, кладовщиками;
- товарные, материальные, производственные отчеты, которые должны составлять материально ответственные сотрудники;
- график документооборота на предприятии (кто какие первичные документы создает, в какие сроки представляет в бухгалтерию);
- штатное расписание (либо его нет совсем, либо оно не соответствует трудовым договорам);
- неправильно оформлены кадровые документы, в приказах отсутствуют подписи сотрудников рядом с надписью «ознакомлен»;
- должностные инструкции, внутренние распоряжения, регламенты и стандарты по распределению обязанностей, полномочий и ответственности среди работников;
- регламенты по систематизации и хранению отработанных первичных документов (номенклатура дел, положение об архиве).
Московский бухгалтер N 10 2005 г
www.berator.ru
